September is bijna van start gegaan en de sales managers (in sommige gevallen ook salesmensen) zijn in gang geschoten met de budgetten. Een hectische periode met lange gezichten, frustraties en korte reacties. Druk vanuit het management om deze op tijd af te krijgen, druk vanuit het team omdat de aandacht verslapt en druk vanuit de klanten omdat de contrracten moeten vernieuwd worden. Geen schitterende omgeving om je budgetten in te maken.

Het basis principe van de budgetten is SMART (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdgebonden). Op zich geen nieuws zou je denken, al bemerk ik dat sommige managers er een wel heel andere SMART op nahouden; Snel, Matig, Alarmerend, Restrictief, Te vaag

Snel

De deadlines die je krijgt zijn heel realistisch. Toch blijft zo’n werkje een aantal weken liggen tot de laatste dagen voor de deadline. Het is een hondejob en die laat je meestal liggen tot op het moment dat deze moet in orde zijn. Zo ben je er sneller vanaf (denk je dan). Indien hier op tijd wordt aan begonnen, zal je op een rustige en overzichtelijke manier een goed budget kunnen voorbereiden.

Matig

De tijd die je aan de budgetten besteedt, wil je eerder beperkt wil houden. Je moet snel werken om alles af te krijgen. Op deze manier ga je details missen. Soms zelfs details die je geloofwaardigheid op de helling kunnen zetten. Als resultaat krijg je een onaanvaardbaar budget dat je voorstelt aan het management. Resultaat hiervan; recommencer!

Alarmerend

Je krijgt richtlijnen vanuit het management. Bijvoorbeeld moet je een groei van 10% realiseren op de huidige afzetmarkt. Om toch maar zeker te zijn dat je deze haalt, verhoog je dat target met 5%. Maar in organisaties waar een aantal mensen boven jou hetzelfde hebben gedaan, kom je al snel uit met groeien van 30%. Niet echt realistisch en dit zorgt voor demotivatie bij je mensen, waardoor je zelfs nog tevreden mag zijn als je de resultaten van dit jaar volgend jaar ook mag optekenen.

Restrictief

Je houdt geen rekening met de markt, de tendensen, de sectoren van je klanten en alle andere extertne factoren die een grote invloed op jouw resultaten hebben. Aangezien je budgettering niet dynamisch is, kan je het dan wel schudden. Je targets worden niet gehaald en jij bent uiteindelijk verantwoordelijk voor jouw team of jouw klantenportfolio. Geen prettige vooruitzichten dus de volgende keer dat je door het management wordt uitgenodigd voor een gesprekje…

Te vaag

Meestal beperk je je tot het absolute noodzakelijke. Je zal een groei van zoveel procent realiseren. Je zal de productiviteit met zoveel procent doen stijgen. Je mensen zullen zoveel procent meer groei verwezenlijken,… Op zich allemaal schitterend en misschien ook wel best realiseerbaar, maar HOE ga je dit presteren? Welke acties zal je concreet ondernemen om de omzet te doen stijgen, om de productiviteit de doen stijgen, om je groei te maken? Waar zal concreet jouw hand liggen in al deze vooruitzichten ? En hoe ga je je hand optimaal gebruiken? Vragen waar op vele budgetbesprekingen nog geen antwoord is gevonden.

Budgetten zijn dus veel meer dan een papier met veel te veel cijfers. “We zijn geen cijferneukers, maar commerciëlen.” Da’s waar. Net daarom is die commerciële denkgeest nodig om die budgetten SMART te maken. Jij hebt de menselijke hand in die artificiële documenten. Want laat ons toegeven, je budgetten zijn niet veel waard op het moment dat een vliegtuig tegen een wolkenkrabber vlamt…