Hoe vaak in een dag controleer je je e-mail, of kijk je of er updates zijn op je favoriete blogs, nieuwssites, netwerking sites? Hoe vaak schuif je papieren rond op je bureau of bel je met mensen;.. wanneer je eigenlijk dingen zou moeten doen die belangrijker zijn?
De neiging tot uitstellen zit in ieder van ons, en de beste manier om dat te doen, is druk bezig zijn met dingen die ons het gevoel geven dat we iets aan het doen zijn, terwijl we die dingen die we zouden moeten doen niet doen.

We moeten de belangrijke dingen doen, we weten dat we dat moeten, maar we doen het niet. Laten we eens zoeken naar een strategie om dit al te bekend fenomeen te lijf te gaan.

Hoe verslaan we deze aandrang om zinloze dingen te doen? Ik stel voor dat je niet één, maar vele zaken doet. Van de vijand aan vanuit verschillende hoeken, en uiteindelijk zal hij instorten. Hier zijn enkele geweldige manieren om de aandrang om zinloze zaken te doen te verslaan.

1. Weet wat belangrijk is. Indien je to-do lijst enkel bestaat uit een opsomming van taken die je moet uitvoeren, dan heb je een slechte to-do lijst. Er is geen verschil gemaakt tussen de belangrijke (high-impact) taken een de rest (het “bezig zijn” werk). Geef je drie belangrijkste prioriteiten voor die dag aan. Al de rest komt op de tweede plaats
2. Laat het opvallen. Op je pc, een bordje op je bureel, een print-out op de muur... Zorg dat je de belangrijke dingen die je die dag moet doen, steeds voor ogen hebt.
3. Single-task! Wanneer je gaat Multi-tasken, switch je tussen de dingen die je moet doen (de belangrijke zaken) en de rest (het bezig zijn werk). Daardoor verlies je hopen tijd.
4. Identificeer je tijdverspillers. Voor sommigen is dat e-mail, voor anderen de telefoon, voor anderen de collega’s... Ken je tijdverspillers en je kan ze verslaan.
5. Log ze. Soms helpt het om gewoon deze dingen even bij te houden voor enkele weken. Het zal je alleszins bewust maken van de tijdverspillers. Noteer ze gewoon met pen en papier.
6. Verander je gewoontes. Indien je grootste tijdverspiller e-mail is (bijvoorbeeld), doe dan een bewuste en toegewijde inspanning om die gewoonte te veranderen. Wanneer je je mail om de vijf minuten controleert, doe het dan op drie bepaalde momenten per dag.
7. Neem verantwoordelijkheid voor je zelf. Vertel anderen wat je gaat veranderen. Roep hun hulp in, vertel van je successen en je falen. Positieve sociale druk kan je een hele stap verder helpen.
8. Zorg voor een goede reden! Waarom wil je tijd besparen? Indien je er geen goede reden voor hebt, zal er niet veel van in huis komen. Maar indien je tijd wil besparen om meer bij je gezin te zijn, meer tijd over te houden voor je hobby... dan heb je een goede motivatie. Hou die motivatie steeds voor ogen!
9. Beloon je zelf. Elke keer dat je de aandrang om zinloze zaken te doen hebt weerstaan, geef je jezelf een kleine beloning, of punten die je een grotere beloning opleveren...
10. Unplug! Indien je grootste tijdverspillers e-mail of internet zijn, log dan uit op bepaalde momenten van de dag. Ikzelf krijg mijn beste schrijfwerk gedaan, wanneer ik niet met internet verbonden ben.
11. Ken je piektijden. Op welk moment van de dag presteer jij het best? In de ochtend? De namiddag, de avond? Reserveer deze momenten om de belangrijkste dingen te doen.
12. Verwijder afleidingen. Zet de telefoon af, zet je ipod op, zet een “niet storen” bordje op je bureel, verwijder visuele afleidingen (zoals stapel papier), zet je e-mail waarschuwingen uit en sluit je af. Je werkt tien maal efficiënter en sneller.
13. Doe het Cold Turkey. Wanneer een verslaving te groot is, moet je soms gewoon ineens stoppen en door de zure appel heen bijten, enkele dagen afzien.
14. Block afleiders. Je kan technologie gebruiken om technologische afleiders te blokkeren. Heb je bepaalde sites die je te vaak bezoekt? Blokkeer ze gewoon!
15. Groepeer ze. Heb je zaken te doen die niet op je lijst van drie prioriteiten staan? Groepeer ze dan, en doe ze allemaal op een vooraf bepaald moment. Zo verlies je er geen tijd mee door ze tussendoor te doen.
16. Plan! Plan vooraf bepaalde momenten in om je email te controleren, te vergaderen, te bellen... whatever. Wanneer je niet in die geplande tijd met deze zaken bezig bent, dan weet je dat je eigenlijk iets anders moet doen.
17. Evalueer. Evalueer je manier van werken regelmatig. Dat wil niet zeggen dat je steeds alles moet veranderen, maar wel dat je ernaar moet durven kijken met een kritisch oog.
18. Verander van locatie. Wanneer bovenstaande strategieën niet werken, dan kan het helpen om even van plaats te verwisselen. Neem je laptop mee naar een vergaderzaal, een rustig plekje ergens anders...
19. Focus op resultaten. Wat wil je die dag realiseren? Laat dat de focus zijn van je ganse dag. Probeer dat project, die taak, die doelstelling die dag af te werken. Evalueer of je succesvol was of niet.
20. Vier! Vier je succes. Indien je je doelstelling voor die dag realiseerde, feliciteer jezelf dan. Zo ben je zeker dat ook de volgende dag een spetterend succes kan worden.