Van de tien afspraken die ik maak, zeggen gemiddeld vier klanten de afspraak af, of zijn niet beschikbaar wanneer ik toekom. Niet enkel bij mezelf, maar ook mijn collega’s werken met een zelfde gemiddelde. Waarom doen mensen dat, een afspraak maken en dan niet aanwezig zijn, of de afspraken (vaak door een secretaresse) laten annuleren? En belangrijker, hoe kan ik dat voorkomen?

Noel

Beste Noel, alles hangt natuurlijk af van wat voor een soort afspraak je maakt. Indien je het goed aanpakt, dan zal meer dan negen op tien niet alleen aanwezig zijn, maar zelfs op je zitten wachten. Hier kan je enkele basis regels vinden, om een degelijke afspraak te maken;

Onze focus gaat meestal uit naar het ‘vast krijgen’ van een afspraak. Mits enige oefening, is het niet zo moeilijk een hoop afspraken bij elkaar te sprokkelen. Maar het resultaat daarvan ervaar je elke dag, mensen zeggen af of zijn niet aanwezig. Verleg daarom je focus naar ‘boeien’ van de prospect. Wanneer je een echte interesse kan opwekken, zullen mensen je een afspraak toestaan en er ook bij aanwezig willen zijn.

Je zal wat minder afspraken maken, maar de mensen zullen er zijn en de afspraak zal een zinnige afspraak (lees kans op verkopen) zijn. Het doel is niet zoveel mogelijk afspraken te maken, en er dan maar het beste van te hopen, maar wel zo zinnig mogelijke afspraken te maken en je kansen te vergroten.

Wanneer je een afspraak maakt, geef dan een duidelijke reden waarom je wil komen. Beperk je tot een concreet iets (en kom niet af met ‘ons gamma voorstellen, ons bedrijf introduceren…) of andere vaagheden.  Geef één reden, die een concreet voordeel voor de klant kan opleveren. Bijvoorbeeld ‘het voorstellen van product X dat u kan helpen om probleem Y op te lossen.

Voor bestaande klanten kan je deze aanleiding eenvoudig vinden. Voor prospects moet je één item kiezen. Indien je goed segmenteerde vooraf, zal ook dat vrij eenvoudig zijn.

Indien je vrijblijvend naar de klant toe stapt, zal hij dit ook zo ervaren. Zorg er dus voor dat de klant betrokken is bij de afspraak. Indien mogelijk, geef ook de klant een actiepunt vooraf. (bijvoorbeeld het voorbereiden van cijfergegevens, het uitnodigen van een eindgebruiker….) 

Het maakt niet uit wat, al is het gewoon een routebeschrijving doorsturen per e-mail. Indien men zelf enige inspanning moet doen, hoe klein ook, zal de betrokkenheid bij de afspraak groter zijn.

Maak er steeds een punt van om je afspraak, met de aanleiding en focus, vooraf even te bevestigen (per e-mail, sms…). Dit komt niet alleen bijzonder professioneel over, het zorgt opnieuw voor een maximale betrokkenheid.

Indien je de afspraak langere tijd vooraf maakt, neem dan enkele dagen vooraf nog even contact op om de afspraak te bevestigen. Velen doen dit niet uit angst dat de klant alsnog zal afzeggen, maar laten we eerlijk zijn. Beter dat je enkele dagen vooraf wet dat een afspraak niet doorgaat, dan tijd te verliezen bij klanten die afwezig zijn.

Veel succes!