Waar ik steeds opnieuw moeite mee hebt, is klanten contacteren zonder een duidelijke reden. Onze manager vraagt ons om minimaal twintig maal per jaar contact met onze belangrijkste klanten te hebben. Dit hoeft geen bezoek te zijn, maar mag ook iets anders zijn. Hoe kan ik zinvol contact opnemen met een klant (fax, mail, telefoon…) zonder dat hij het gevoel heeft gestalkt te worden?
Bertje

Beste Bertje, regelmatig contact houden met je belangrijkste klanten is inderdaad een van de beste manieren om te verzekeren dat je in zijn aandacht blijft. Zo voorkom je dat klanten snel naar concurrenten stappen. Je versterkt de relatie en je zorgt er voor dat problemen (die er zeker ooit zullen komen, beter bespreekbaar en eenvoudiger oplosbaar worden. 

Contact houden kan je inderdaad op diverse manieren, maar laten we de meest effectieve eens even bespreken;

• Bezoeken. Face to face contact blijft de meest aangewezen manier om een goed contact te houden. Het nadeel is dat het veel tijd vergt (van jou en van je klant) en tijd is nu eenmaal een bijzonder schaars goed geworden.
• Een telefoontje is sneller en kost minder tijd. Vaak hebben we angst om de klant te storen. Dat kan je oplossen door aan het begin te vragen ‘heeft u even tijd voor mij?’ Indien je echt stoort, zal de klant voorstellen om hem op een ander moment terug te contacteren.
• Een e-mail heeft minder impact en wordt niet echt opgemerkt, behoudens hij aanzet tot een actie (bijvoorbeeld het terug sturen van een antwoord).
• Faxen is minder zinvol, behoudens het een fax is die – weeral – aanzet tot antwoorden.
• Wat je niet vermeldde is het gebruik van sociale netwerken, dat steeds belangrijker wordt. (LinkedIn, Facebook, Plaxo…)
  

Nu ben je niet alleen in deze terughoudendheid om vaak contact op te nemen. We zoeken allemaal naar een aanleiding, om ons contact te verantwoorden. We hebben vaak het gevoel dat we indringers zijn. Maar de enige aanleiding die je nodig hebt, is een goede relatie. Wanneer de relatie OK is, is er geen probleem. Dan doen we dit moeiteloos en zonder schroom. Enkel wanneer de relatie minder goed is, wordt het moeilijker. Hier heb je dus de aanleiding voor jezelf; de relatie (en dus de resultaten) verbeteren. 

Welke aanleiding (excuus) kan je de klant geven? Er zijn er duizenden, zoals Een nieuw product of procedure voorstellen, een evaluatie van de samenwerking, overlopen van bestelpatronen, optimalisatie van het afgenomen gamma, bespreking van leveringen, het aanbieden van bijkomende informatie, het kennis maken met de eindgebruikers, logistiek, boekhouding…, het voorstellen van promoties, het vragen van feedback, het geven van feedback, het bespreken van lange termijn contracten…. 

Veel succes