Een offerte is niet zomaar een visitekaartje. Het is in veel gevallen een make or break­-document. Het begin van een mooie deal of net het einde ervan. Vaak wordt een uitgebreide offerte gevraagd. Vergeet in dat geval niet ook een executive summary toe te voegen.

In uitgebreide documenten wordt ter introductie ervan vaak een summier overzicht toegevoegd. Het bevat de basisgegevens uit het document en een korte maar krachtige samenvatting van de kernpunten. Het is wellicht het belangrijkste onderdeel van het document, omdat veel executives eerst dit deel lezen, en het daar dan meestal bij houden. Decision-takers in grote organisaties nemen de beslissing op basis van de exec summ, en van een korte duiding van je documenten door medewerkers uit de lagere echelons van hun organisatie. Mensen die het document wel volledig gelezen hebben, of heel gedetailleerd de gegevens onderzocht hebben die op hun departement van toepassing zijn.

Drie basisprincipes van een krachtige Exec Summ:

1.       Hou het kort.

Een summary verdraagt geen ellenlange uitweidingen. Tekst en uitleg mag, maar schrijf gebald en to the point. Gebruik opsommingen en schema’s om zaken te verduidelijken.

2.       Focus op de klant, niet op jezelf.

Toon aan dat je de klant door en door kent. Geef niet aan in welke oplossingen je kan voorzien, maar identificeer het probleem bij de klant, geef dan aan welke oplossing je adviseert, en sluit af met een hint van wat de klant aan meerwaarde mag verwachten.

3.       Hou het netjes.

Het oog lust ook wat. Een document dat gericht is op een snel begrip te creëren, moet ook zo ogen. Let dus op de bladspiegel en hou de lay-out strak, duidelijk en aantrekkelijk genoeg om ook de rest van het document te lezen.

Sales Proposal Executive Summaries: Don’t… Unless

http://richardsonsalesblog.blogspot.com/search/label/Sales%20Improvement