Notuleren, het klinkt als een wat saaie en voorbijgestreefde activiteit voor bijna-gepensioneerden. Toegegeven, het is een administratieve job. Maar wel eentje een onverwachte meerwaarde…

Wat gebeurt er meestal nadat je bij een prospect je zaak hebt bepleit? Nadat je er een duidelijk bod op tafel hebt gelegd? In veel gevallen blijft het beperkt tot wachten. Wachten op het fiat om de onderhandelingen te starten voor een eventuele levering. Laten we nu die tussenperiode eens wat productiever invullen.

Je kan de kans op een positief resultaat gevoelig verhogen door je prospect een e-mail te schrijven. Niet zomaar een hallo, daar! uiteraard. Maar een e-mail met in bijlage jouw versie van de notulen van de voorbije meetings. Een puur informatieve e-mail die de ideeën en de vooruitgang in jullie debatten netjes in de verf zet. Sterker nog, doe je dat na elke meeting, dan verhoog je er niet alleen je professionele waardigheid mee, maar leg je ook benchmarks op tafel. De zaken waarover overeenstemming werd bereikt, en waar in principe niet meer over hoeft gedebatteerd te staan. Zo vermijd je dat je verder in het proces voor de onaangename verassing komt te staan dat de tegenpartij plots een totaal andere interpretatie heeft.

Tips voor een doeltreffende e-mail met notulen.

·         hou de toon zakelijk, schrijf beknopt en stick to the point

·         vermijd er iets in te stoppen waarover de prospect zou kunnen vallen, en het volledige proces lamleggen. Het doel van deze oefening is precies om de zaken vooruit te laten gaan

·         stop er informatie in, geen frustraties

·         leg de klemtoon op de voordelen van wat je bereikt hebt, niet op eventuele openstaande kwesties

·         sluit af met een vooruitzicht voor een volgende meeting en de te behandelen agendapunten