Het overkomt iedereen wel eens: een brief of e-mail met daarin de woorden ‘Helaas is uw offerte niet weerhouden blablabla.’ Gevolgd door een gesmoorde vloek van jouw kant, wat lijfelijke verwensingen en de dure eed om je prospect nooit ofte nimmer nog te willen zien. Een begrijpelijke reactie, maar commercieel gezien niet de meest geslaagde zet. Schrijf liever eens een brief…

Een brief?! Om die prospect nog eens te bedanken om je aan de kant te schuiven?! Inderdaad. Een afwijzing is ongetwijfeld het uitgelezen moment om een langetermijnrelatie op te zetten. Daar zijn minstens twee redenen voor: je laat jezelf van je sportieve kant zien én je doet iets wat je tegenpartij niet verwacht.

Schrijf geen e-mail, schrijf een brief. Dat geeft het gevoel dat je het niet zomaar in een opwelling schrijft, maar dat je de zaken wikt en overweegt. Je brief bevat minstens deze elementen:

·         je hoeft je teleurstelling helemaal niet te verbergen, maar hanteer absoluut GEEN verwijtende toon. Hou het kort, zakelijk en vooral vriendelijk

·         begin met te bedanken voor de kans om mee te dingen. Vermeld NOOIT de naam van de winnende concurrent. Zo sportief ben je nu ook weer niet…

·         merk op dat je het jammer vindt dat de opdracht niet aan jou wordt toegewezen, maar dat je hoopt dat je bij een volgende opdracht opnieuw mag meedingen

·         want: je hebt de persoonlijke verstandhouding tijdens de voorbereidende contacten bijzonder geapprecieerd

·         meldt tot slot dat je graag wilt vernemen hoe jouw product of dienst beter kan aansluiten op de wensen van de prospect. En kondig meteen aan dat je daar binnenkort over belt.

Voilà, je hebt jezelf een nieuwe binnenkomer gegeven. Laat je in dat gesprek trouwens niet afschepen door het prijsargument. Geef aan dat je behoefte hebt aan ‘specifieke informatie’ omdat jouw bedrijf voortdurend ideeën zoekt om nog beter te presteren.

Gebaseerd op: Geen opdracht? Hartelijk dank