De juiste persoon vinden

Een van de grootste uitdagingen voor verkopers is de juiste persoon binnen een organisatie te bereiken. Dat is een lastige opgave en velen bijten hun tanden stuk op dit probleem.

De mensen die in staat zijn tot het nemen van beslissingen worden vaak omringd door tal van medewerkers. Deze medewerkers, zoals receptionistes en secretaresses, hebben de opdracht te selecteren wie wel en wie niet mogen worden toegelaten tot de beslisser. In verkoopjargon noemt men deze mensen poortwachters.

Het grote belang van de poortwachter

Ik begon dit artikel met de vraag 'Hoe passeer je de poortwachter?' Deze vraag is me vele malen gesteld, op zowel trainingen als via e-mail. Maar met alle respect voor deze vragenstellers:

Het is de verkeerde vraag.

De vraag op deze manier stellen suggereert een negatieve houding. Poortwachters worden gezien als objecten en niet als mensen. Verplaats je eens in de positie van de poortwachter:

Zou je het plezierig vinden te spreken met iemand die je liever negeert?

Ik denk van niet. Intuïtief kom je in verzet.

De poortwachter: een prachtige informatiebron

De rol van telefonistes en receptionistes wordt soms zwaar onderschat. Toch zijn het juist deze mensen die je uitstekend verder kunnen helpen. Zij kennen als geen ander de weg binnen een bedrijf.

Maak daar dan ook gebruik van. Knoop een praatje met ze aan en vraag ze om hulp. Vertel in de loop van dit gesprekje ook hoe je je klanten helpt, wat je voor ze doet. Als je op deze manier in een ongedwongen sfeer met ze spreekt is de kans groot dat ze je vrijwillig doorverbinden. Zit dat er niet in? Dan heb je nieuwe informatie waarmee je het een volgende keer opnieuw kunt proberen.

Let op. Secretaresses hebben veel vaker met verkopers te maken dan beslissers. Ze hebben weinig op met 'verkooppraat'. Begin dus niet meteen over je product te praten en zeg evenmin dat je een afspraak wenst. Dan zijn je kansen verkeken. .

De poortwachter als bondgenoot

Telefonistes en receptionistes vormen meestal geen probleem. Als je vraagt:

'Ik wil graag met [naam] spreken, kunt u mij doorverbinden?'

Dan doen ze dat over het algemeen. Daarvoor is wel een vereiste dat je de naam van je contactpersoon weet. Soms vragen ze:

'Waar gaat het over?'

Vertel dan kort en krachtig wat het gespreksonderwerp is. Geef daarbij vooral antwoord op de vraag (vanuit de prospect bekeken):

'Wat heb ik er aan?'

Bedenk hierbij dat poortwachters het druk hebben en niet zitten te wachten op lange verhalen. Praat zo min mogelijk over jezelf en jouw bedrijf. Dat interesseert ze niet. Nogmaals vertel hoe de prospect er beter van wordt of speel in op een veel voorkomend probleem waarvoor je een goede oplossing hebt.

Pas op! Er zijn nogal wat verkopers die weigeren te vertellen waar het gesprek over gaat. Dat is onverstandig. Op deze manier is de poortwachter niet in staat een juiste beoordeling te maken. Ze heeft meestal maar een vraag: 'Is dit gesprek nuttig voor mijn manager?' Bevalt het antwoord niet? Of doe je geheimzinnig? Dan houdt ze de boot af.

De secretaresse

Dat is een ander verhaal. Telefonistes en ook receptionistes hebben vaak maar één doel voor ogen: snel en correct doorverbinden. Want er zijn meer telefoontjes die ze moeten afhandelen.

De secretaresse heeft als taak om te screenen. Doe niet moeilijk en vertel meteen wat je bedoelingen zijn. Geef antwoord op de vraag (vanuit haar positie bezien):

'Wat heeft mijn manager er aan?'

Als dat overtuigend is laat ze je wel door. Anders.... houdt ze je tegen. Ook hier is het weer een doodzonde om de secretaresse in het ongewisse te laten over jouw bedoelingen. Daarmee kan ze geen genoegen nemen, simpel omdat het haar taak is om het 'kaf van het koren te scheiden'.

'Ja, maar...!' hoor ik verkopers nogal eens zeggen '... zij weet toch niks van het onderwerp af, waarom zou ik dan een gesprek met haar aangaan?' Dan onderschat je de secretaresse. Ten eerste zijn het vaak intelligente en hoogopgeleide personen. Ze weet soms meer dan haar baas. Ten tweede: ze zit vaak bij directievergaderingen en weet precies wat er speelt.

Respect tonen

Toon respect. Dat helpt. Lukt het de eerste keer niet? Bijvoorbeeld omdat de persoon die je wilt spreken afwezig is of in gesprek is, probeer het de volgende keer weer via dezelfde poortwachter. Noteer de naam en doorkiesnummer en eventuele andere bijzxonderheden. Vraag wanneer het beter uitkomt.

Als je dan opnieuw contact opneemt is de eerste horde al genomen. Koppel terug naar je eerste gesprek. Kortom maak de poortwachter tot een bondgenoot in plaats van een vijand en je komt makkelijker een bedrijf binnen.