Heel wat verkoopprocessen verlopen in stappen. Eén van die stappen is de offerte. “Zal ik wat we besproken hebben voor u in een offerte gieten?”, kan je alleen maar zeggen als alle details besproken zijn. In principe zou een offerte een “definitief” document moeten zijn. Als zelfs de offertefase in verschillende stappen verloopt, dan spreek je beter van een “voorstel”.

Als je dus een offerte maakt, leidt je dat best als volgt in. Ik heb ongeveer tien dagen nodig om de offerte voor u klaar te maken. Ik stel voor dat we nu een afspraak maken voor over tien dagen om de offerte samen te bespreken. Zonder op een antwoord te wachten, neem je je agenda. Zou volgende week vrijdag voor u passen, om 9.00 uur of is 10.30 uur beter geschikt?

Dont’s

Zal ik de offerte per fax of per e-mail opsturen? Ik zal u dan nadien opbellen om een afspraak te maken zodat we de offerte samen kunnen bespreken. Dat is verkeerd. Op die manier geef je het initiatief uit handen.

Als je toch geen afspraak kan krijgen, moet je de offerte telefonisch opvolgen. Je vermijdt best de volgende vragen om de opvolging aan de telefoon in te leiden:

· Hebt u onze offerte ontvangen? Een zinloze vraag. Als je de offerte hebt opgestuurd, moet je erop vertrouwen dat ze is aangekomen. Als dat niet zo is, zal de klant het wel zeggen.

· En hebt u de tijd al gehad de offerte door te nemen? Dat maakt de zaak alleen maar erger.

· Was alles duidelijk? Ook dat is geen goede vraag. Als je precies hebt weergegeven wat je met de klant besproken hebt, dan zal je offerte aan zijn verwachtingen beantwoorden.

· Had u nog vragen? Hiermee zet je de deur open om heel de zaak weer op de helling te zetten.

· Hebt u al nieuws over onze offerte? Je duwt de klant naar een uitspraak over je offerte. Dat kan je beter vermijden,want als de uitspraak negatief is, sluit je meestal de deur definitief.

· Heeft de prijs aan uw verwachtingen beantwoord? De klant kan nu de conclusie trekken dat de prijs (nog) niet definitief bepaald is. Je verzwakt je positie. Nog erger is de vraag En, … viel de prijs een beetje mee?

· Hebt u de kans al gehad onze offerte te bespreken met XYZ? Weer niet gunstig omdat je de klant de pap in de mond geeft om nee te zeggen.

Wat hebben al deze vragen gemeen? Het zijn allemaal gesloten vragen en het zijn allemaal controle vragen. Ze dwingen de klant een positie in te nemen. Zo lang het antwoord positief is, zit je goed. Als het antwoord negatief is, heb je een probleem voor je zelf gecreëerd. Opvolging van offertes aan de telefoon vraagt dus een andere benadering.

Do’s

Wat dan wel? Als je een vakman bent, dan weet je dat je offerte in orde is, zowel op het vlak van de inhoud, de vorm en de prijs. Vanuit dat zelfvertrouwen stel je één vraag. Goedemorgen, meneer Zegers. Een drietal dagen geleden heb ik u mijn offerte opgestuurd. Ik bel u om na te gaan wat de status van ons project is?

En dan zwijgen en wachten op zijn reactie.

Een alternatief: Goedemorgen, meneer Zegers. Een drietal dagen geleden heb ik u mijn offerte opgestuurd. Wat is de volgende stap die u gaat zetten?