De vakantie is voorbij, en er ligt een hele berg werk op mij te wachten. Tijdens mijn verlof zijn er vele tientallen aanvragen voor informatie toegekomen van klanten en prospects. Eerlijk, ik weet niet hoe ik hier kan doorkomen, zonder mijn klanten te lang te laten wachten. Bij de administratie zijn er nog velen met vakantie, sommige zaken kan ik zelf niet doen, en moeten nog enkele weken wachten. Help, wat moet ik doen? 

Bert

Beste Bert. Ook klanten hebben verlof, en ook zij begrijpen dat in de zomerperiode de zaken wat trager gaan dan normaal. Ik stel voor dat je in de eerste plaats een triage doet van alle aanvragen.

Begin met twee stapels te maken; dringend en niet dringend. Ik weet wel, alles is dringend! Maar gebruik volgende criteria; bestaande klanten gaan voor evenals die prospects waar je heel veel tijd en energie gestoken hebt, de anderen zijn niet dringend. 

Vervolgens verdeel je de twee stapels nogmaals in twee. Wat kan je zelf doen (of met de hulp van de aanwezige collega’s) en wat kan je niet zelf doen, en moet je uitstellen tot na het verlof van je collega’s. 

Ga nu aan de slag. Begin met die klanten van de eerste groep die je zelf kan helpen. Stuur ze een e-mail om hen te bedanken voor hun interesse. Geef aan dat je net terug bent uit verlof, en dat ze binnen de drie dagen een antwoord mogen verwachten. Bel de tweede stapel van groep één persoonlijk op en leg uit dat je wegens verlof van collega’s geen direct antwoord kan geven. Vertel ze wanneer ze een antwoord mogen verwachten. Bevestig dit nadien per e-mail. Deze stapel kan je aan de kant schuiven. Boek een dag ik je agenda om dat met je collega’s op te volgen na hun verlof. 

Vervolgens doe jet het zelfde met de tweede (niet dringende) groep. Daarna begin je – eerst met groep één, en nadien met groep twee – die zaken af te handelen die je zelf kan doen. 

Het is een eenvoudige aanpak. Zoals bij elke gestructureerde aanpak, zal je enkele mensen voor het hoofd stoten (alles is immers voor iedereen dringend). Maar deze aanpak zorgt voor twee zaken; je zorgt voor een maximale professionele aanpak die het merendeel van je klanten en prospects gunstig zal stemmen. Ten tweede geeft het jezelf rust. Je bent immers bezig en je kan nu eenmaal niet meer doen dan je kan. 

Veel succes